MAKALAH SOP PEMBELIAN

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Dalam perkembangan bisnis saat ini, tingginya kebutuhan masyarakat akan sebuah produk, memberikan peluang bisnis tersendiri bagi para pelaku bisnis. Minat masyarakat untuk membeli berbagai produk menunjukan peningkatan yang sangat positif. Namun, pada era globalisasi saat ini
dan dengan sasaran pasar yang sangat luas, bisnis akan memerlukan adanya sistem informasi yang baik sehingga dapat mencapai tujuan perusahaan. Sistem informasi yang baik antara lain mengacu pada penataan prosedur yang teratur, konsisten, berkelanjutan dan mudah diterapkan oleh seluruh orang dalam bisnis tersebut.

Alat yang akan mendokumentasikan sistem informasi dalam tahapan-tahapan dari aktivitas yang terjadi dalam suatu bisnis dikenal sebagai Standard Operating Procedure (SOP). SOP berfungsi sebagai memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja, sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan, mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak dan mengarahkan petugas/pegawai atau tim/unit kerja untuk sama-sama disiplin dalam bekerja. Implementasi SOP yang baik, akan menunjukan konsisten hasil kerja, hasil produk dan proses pelayanan yang mengacu pada kemudahan karyawan dan kepuasan pelanggan. Penerapan SOP ini akan membantu suatu bisnis untuk mempertahankan kualitas control dan kualitas proses sehingga membawa bisnis tersebut untuk tetap bertahan dalm persaingan yang semakin ketat. Dalam bisnis , Pemilik harus dapat menetapkan SOP yang dimana dapat mengatasi kecurangan yang akan terjadi pada siklus pembelian, pengiriman pembayaran barang. SOP yang diperlukan dapat berupa cara memesan barang pada saat pembelian, dokumen yang memadai dan pencatatan yang baik, tata cara pengiriman, dan proses pembayaran sebuah produk.

1.2  Tujuan penulisan
    Adapun tujuan penulisan makalah ini adalah :

ü  Mengetahui pengertian dari standar dan prosedur

ü  Mengetahui pengertian dari pembelian.

ü  Mampu menjelaskan tentang SOP.

ü  Mampu menjelaskan tentang tujuan adanya SOP.

ü  Mampu menjelaskan tentang bagaimana SOP pembelian barang.

1.3  Manfaat Penulisan
                        Adapun manfaat penulisan makalah ini adalah :

1.    Sebagai bahan pembelajaran bagi mata kuliah forensik Akuntansi.

2.    Sebagai bahan untuk menambah wawasan mengenai SOP pembelian barang.

BAB II PEMBAHASAN

2.1. Pengertian Standar dan Prosedur

Standar merupakan kesepakatan-kesepakatan yang telah didokumentasikan yang di dalamnya terdiri antara lain mengenai spesifikasi-spesifikasi teknis atau kriteria-kriteria yang akurat yang digunakan sebagai peraturan, petunjuk atau definisi definisi tertentu untuk menjamin suatu barang, produk, proses atau jasa sesuai dengan yang telah dinyatakan.

sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal. Kegiatan klerikal (clerical operation) terdiri dari kegiatan yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar:

1. Menulis

2. Menggandakan

3. Menghitung

4. Memberi kode

5. Mendaftar

6. Memilih (mensortasi)

7. Memindahkan

8. Membandingkan

2.2. Pengertian Pembelian

Menurut Wien’s Anorga (Kamus Istilah ekonomi) pengertian pembelian adalah serangkaian tindakan untuk mendapatkan barang atau jasa dengan maksud dipergunakan sendiri atau dijual lagi dengan atau tanpa diproses lebih lanjut sebelumnya.

2.3. Pengertian Standar Operasional Prosedur(SOP)

          Standar operasional prosedur (SOP) adalah suatu standar atau pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.

          SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.

          Standar operasional prosedur (SOP) adalah aturan yang diterapkan oleh perushaan dalam menangani berbagai kegiatan yang terjadi di perusahaan. Sehingga setiap hari perusahaan akan mempunyai standar prosedur operasional untuk menjamin kegiatan di tangani dengan sebaik baiknya. Standar prosedur operasional untuk menagani adminitrasi transaksi akan mengikutki alur dari transaksi itu.

2.4. Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP)

·         Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas/pegawai atau tim dalam organisasi atau unit kerja.

·         Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.

·         Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.

·         Melindungi organisasi atau unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.

·         Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan,keraguan, duplikasi dan inefisiensi.

2.5. Pengertian SOP pembelian barang

Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan perusahaan (Mulyadi, 2001 : 1999). Jadi pengertian sistem pembelian adalah suatu sistem yang dibuat menurut pola terpadu untuk melaksanakan pembelian dalam rangka mendapatkan barang.

Fungsi Yang Terkait

Di dalam melaksanakan kegiatan pembelian barang tidak hanya melibatkan satu bagian saja, tetapi dibutuhkan beberapa bagian yang saling berkaitan. Adapun fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem pembelian adalah sebagai berikut:

1) Fungsi gudang

Fungsi ini bertanggung jawab mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaaan yang ada di gudang dan menerima bagian yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

2) Fungsi Pembelian

Fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan pembelian dan pengeluaran barang yang terjadi karena adanya permintaan barang serta memperoleh informasi tentang harga barang, dan menentukan pemasok yang dipilih serta menentukan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

3) Fungsi penerimaan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, kualitas barang yang diterima oleh koperasi. Disamping itu juga menerima barang dari pembeli oleh karena retur penjualan.

4) Fungsi Akuntansi, fungsi ini terdiri dari tiga bagian yaitu:

a. Fungsi pencatat utang

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat utang yang timbul dari transaksi pembelian ke dalam kartu gudang.

b. Fungsi pencatat persediaan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang diterima dari transaksi pembelian ke dalam kartu persediaan

c. Fungsi akuntansi biaya

Fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan mutasi setiap jenis persediaan baik secara langsung maupun tidak langsung.

2.6. Standar operasional prosedur pembelian barang

A.    SOP PEMBELIAN TUNAI

1.      Bukti permintaan bagian penjualan atau produksi di buktikan dengan surat permintaan

2.      Survey pasar dengan mengirimkan surat penawaran order kepada berbagai perusahaan untuk memperoleh harga dan kualitas barang terbaik (apabila belum mempunyai supplier tetap)

3.      Perusahaan yang menjadi supplier barang adalah perusahaan mampu secara rutin menyediakan pasokan barang

4.      Untuk memutuskan supplier yang benar-benar memberikan keuntungan terbaik maka bagian pembelian haru benar-benar mempertimbangkan harga , kualitas danpelayanan pasca jual

5.      Surat pesanan di tandatangani oleh kepala bagian pembelian dan direktur utama perusahaan

6.      Buat perjanjian yang memberikan perlindungan  barang yang di beli seperti garansi, return barang, dsb

7.      Pemeriksaan barang dilakukan oleh ahlinya apakah sesuai dengan pesanan atau tidak (baik kualitas maupun kuantitas). Bila barang sudah sesuai maka barang akan masuk ke gudang dan apabila tidak sesuai maka barang akan dikembalikan dengan memberikan nota hasil pemeriksaan kepada penjual

8.      Membayar jumlah transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas

B.     SOP PEMBELIAN KREDIT

1.      Permintaan pembelian, bukti ini datang dari bagian yang membutuhkan barang atau dari bagian  gudang, tergantung system yang berlaku. Misalkan  datang dari bagian , nagian gudang akan meminta di belikan barang bila stok barang tertentu  di gudang sudah mendekati titik pemesanan kembali

2.      Permintaan daftar harga , bagian pembelian biasanya secara periodik meminta daftar harga barang-barang kepada pemasok atau calon pemasok, bila barang yang akan di beli dalam jumlah (baik kuantita maupun jumlah rupiah) yang besar, maka seringkali diadakan prosedur lelang terlebih dahulu

3.      Pesanan/order pembelian , bila pemasok tertentu sudah dapat di pilih, maka bagian pembelian akan menerbitkan pesanan/order pembelian

4.      Laporan penerimaan barang, bila barang yang di pesan datang  maka bagian penerimaan barang akan merima barang kumudian mengecek kuantitas dan kualitas barang lalu menerbitkan laporan penerimaan barang

5.      Faktur dari pemasok, bila barang yang di pesan sudah datang maka biasanya pemasok segera mengirimkan pula faktur

6.      Voucher utang, bila seluruh dokumen diatas sudah lengkap dan benar maka kemudian di terbitkan voucher utang . dokumenini merupakan surat perintah untuk membayar sejumlah tertentu kepada pihak tertentu sebagai bukti otoritas pembayaran utang

CONTOH :

Prosedur Sistem Pembelian Bahan Baku Secara Tunai Yang Berjalan PT. Vigano

CiptaPerdana

Dokumen-dokumen :

1. Memo Permintaan Pembelian (MPP) 2 lembar

2. Surat Order Pembelian (SOP) 3 lembar

3. Laporan Penerimaan Barang (LPB) 2 lembar

4. Surat Tanda Terima Pembayaran (STTP) 2 lembar

5. Faktur Barang (FB) 1 lembar dari supplier

6. Surat Jalan Barang (SJB) 1 lembar dari supplier

File-file :                            

1. File Induk

a. File Induk Bahan

b. File Induk Supplier

2. File Transaksi

a. File PO Bahan

b. File Penerimaan PO

c. File Pembayaran d. File Jurnal

e. File Perkiraan

Prosedur Sistem Pembelian Bahan Baku Secara Tunai Yang Berjalan PT. Vigano CiptaPerdana :

1. Bagian Gudang / Bagian Yang Membutuhkan Barang Kepala gudang memerikasa stok barang (pada kartu gudang), jika persediaan menunjukan batas minimal maka bagian gudang membuat Memo Permintaan Pembelian (MPP) sebanyak 2 lembar, MPP lembar 1 diserahkan ke bagian pembelian dan MPP lembar 2 diarsip tetap.

2. Bagian Pembelian

Berdasarkan surat permintaan pembelian yang diberikan oleh bagian gudang, maka bagian gudang membuat Surat Order Pembelian (SOP) sebanyak 3 lembar, SOP lembar 1 dikirim ke supplier, SOP lembar 2 ke bagian penerimaan barang dan SOP lembar 3 diarsip tetap.

3. Bagian Penerimaan Barang

Menerima SOP lembar 2 dari bagian pembelian. Menerima Faktur Barang (FB dan Surat Jalan Barang (SJB) bersama barang dari supplier. Kemudian mencocokan SOP lembar 2, FB, SJB dan barang. Membuat Laporan Penerimaan Barang sebanyak 2 lembar. Menyerahkan LPB lembar 1, FB, SJB dan SOP lembar 2 kebagian keuangan, sedangkan LPB lembar 2 diarsip tetap.

4. Bagian Keuangan

Setelah menerima SOP lembar 2, LPB, FB, SJB dari bagian penerimaan barang yang akan ditandatangani sebagai otorisasi pembayaran yang selanjutnya bagian keuangan akan membuat Surat Tanda Terima Pembayaran (STTP) sebanyak 2 lembar. STTP lembar 1 bersana SOP, LPB, FB dan SJB dikirim ke bagian akuntansi, sedangkan STTP lembar 2 dikirim ke pemasok.

5. Bagian Akuntansi

Setelah menerima STTP lembar 1, SOP, LPB, FB, SJB dari bagian keuangan maka selanjutnya bagian akuntansi akan melakukan penjurnalan.

Dokumen yang Digunakan

Dokument yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah:

(Mulyadi, 1993:305)

1. Surat Permintaan Pembelian.

Surat Permintaan Pembelian ini merupakan formulir yang diisi oleh Fungsi

Gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta Fungsi Pembelian

melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang

tersebut dalam Surat Permintaan Pembelian. Surat Permintaan Pembelian ini

biasanya dibuat tiga lembar untuk setiap permintaan, lembar pertama untuk

Fungsi Pembelian, lembar kedua untuk fungsi utang, dan lembar ketiga untuk

arsip fungsi yang meminta barang. Contoh Surat Permintaan Pembelian dapat

dilihat pada lampiran 3.

2. Surat Permintaan Penawaran Harga.

Surat Permintaan Penawaran Harga digunakan untuk meminta penawaran

harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang

menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar. Contoh Surat Permintaan

Penawaran Harga dapat dilihat pada lampiran 4

3. Surat Order Pembelian.

Surat Order Pembelian digunakan untuk memesan barang kepada pemasok

yang telah dipilih oleh perusahaan. Contoh Surat Order Pembelian dapat

dilihat pada lampiran 5. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan

fungsi sebagai berikut:

a. Surat order pembelian lembar pertama.

Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang

dikirim kepada pemasok, sebagai order resmi yang keluarkan oleh

perusahaan.

b. Tembusan pengakuan oleh pemasok.

Tembusan Surat Order Pembelian ini dikirim kepada pemasok, dimintakan

tanda tangan dari pemasok dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai

bukti telah diterima dan setujuinya order pembelian oleh pemasok, serta

kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tertulis

dalam Tembusan Surat Order Pembelian tersebut.

c. Tembusan bagi unit peminta barang.

Tembusan ini dikirim kepada fungsi yang meminta barang bahwa barang

yang dimintanya telah dipesan.

d. Arsip tanggal penerimaan.

Tembusan Surat Order Pembelian ini simpan oleh Fungsi Pembelian

menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk

mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu

yang ditetapkan.

e. Arsip pemasok.

Tembusan Surat Order Pembelian ini disimpan oleh Fungsi Pembelian

menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai

pemasok.

f. Tembusan fungsi penerimaan.

Tembusan Surat Order Pembelian ini dikirim ke Fungsi Penerimaan

sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu,

kualitas, dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam Tembusan Surat

Order Pembelian.

g. Tembusan fungsi akuntansi.

Tembusan Surat Order Pembelian ini dikirim ke Fungsi Akuntansi sebagai

salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang ditimbulkan dari transaksi

pembelian.

BAB III KESIMPULAN

Alat yang akan mendokumentasikan sistem informasi dalam tahapan-tahapan dari aktivitas yang terjadi dalam suatu bisnis dikenal sebagai Standard Operating Procedure (SOP).

Standar merupakan kesepakatan-kesepakatan yang telah didokumentasikan yang di dalamnya terdiri antara lain mengenai spesifikasi-spesifikasi teknis atau kriteria-kriteria yang akurat yang digunakan sebagai peraturan, petunjuk atau definisi definisi tertentu untuk menjamin suatu barang, produk, proses atau jasa sesuai dengan yang telah dinyatakan.

prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal. Kegiatan klerikal (clerical operation) terdiri dari kegiatan yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar.Menurut Wien’s Anorga (Kamus Istilah ekonomi) pengertian pembelian adalah serangkaian tindakan untuk mendapatkan barang atau jasa dengan maksud dipergunakan sendiri atau dijual lagi dengan atau tanpa diproses lebih lanjut sebelumnya.

Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan perusahaan (Mulyadi, 2001 : 1999). Jadi pengertian sistem pembelian adalah suatu sistem yang dibuat menurut pola terpadu untuk melaksanakan pembelian dalam rangka mendapatkan barang

Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP)

·         Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas/pegawai atau tim dalam organisasi atau unit kerja.

·         Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.

·         Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.

·         Melindungi organisasi atau unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.

Adapun jaringan yang membentuk sistem pembelian adalah sebagai berikut:

1) Prosedur Permintaan pembelian

2) Prosedur Permintaan Penawaran Harga Dan Pemilihan Pemasok

3) Prosedur Order Pembelian

4) Prosedur Penerimaan Barang

5) Prosedur Pencatatan Utang

menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.

6) Prosedur Distribusi Pembelian

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

BAB IV DAFTAR PUSTAKA

Mulyadi. 2001. “Sistem Akuntansi”. Jakarta : Salemba Empat

Mardiasmo. 1994. Akuntansi Biaya. Yogyakarta: Andi Offset.

Indrajani, Ananlisi dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Hutang

Usaha, Jakarta : 2007, hal 85